Voor de ontwikkeling van de medewerkers, maar ook voor de organisatie als geheel, bieden mentorprogramma’s verschillende generaties op het werk de kans om van elkaar te leren. Gebruikelijk is om de meer ervaren medewerker te plaatsen in de rol van de mentor en de jongere medewerker in de rol van mentee. Maar dit kan ook omgekeerd: Jongere medewerkers krijgen zo de kans een relatie op te bouwen met meer ervaren medewerkers, en de meer ervaren medewerkers kunnen hiermee nieuwe vaardigheden leren. Het onderwerp waarop het mentorschap ingericht wordt kan verschillen, afhankelijk van de interesse van de medewerkers, van diversiteit en internationalisering tot duurzaamheid en milieubewustzijn. Of zoals in het programma van The Sloan Center on Aging & Work en The Hartford (De Angelis, 2013) het omarmen van social media en nieuwe technologieën. Ook kunnen nieuwe inzichten over de jongere generatie verworven worden.
Omgekeerd mentorschap programma The Hartford
In het omgekeerde mentorprogramma werden jonge medewerkers van 20 tot 30 jaar (millennials) met interesse in nieuwe technologieën (bijvoorbeeld social media, de cloud of mobiel internetten) en voldoende kennis over het internet geworven. Zij werden gekoppeld aan meer ervaren medewerkers, waaronder de directie, die meer wilde leren over internet en social media. Millennials gebruiken deze technieken veel in hun dagelijkse leven en zijn daardoor goede ervaringsdeskundigen.
Implementatie in de organisatie
Om de implementatie van het mentorprogramma te vergemakkelijken werd eerst bewustzijn gecreëerd over de noodzaak van het bijblijven met de technologische ontwikkelingen. Daarna werd ervoor gezorgd dat de veranderingen ondersteund werden door de organisatieleden: Zij werden verleid om de nieuwe technologieën te adopteren door het bekijken van best practices en nieuwe ideeën te genereren. Vervolgens werd er kennis gezocht over de technologietrends die gebruikt konden worden in het mentorprogramma. Na de daadwerkelijke implementatie werd ervoor gezorgd dat deze voor de lange termijn behouden zouden blijven, door ze in te bouwen in de organisatiecultuur.
Het bleek dat de ervaren medewerkers makkelijk konden wennen aan het omdraaien van de rollen, aangezien zij het belang van het bijblijven met de technologische ontwikkelingen inzagen. De jonge medewerkers bleken enthousiast te zijn dat ze hun kennis over sociale media konden delen, en om nauw samen te werken met de ervaren medewerkers om zo meer in contact te komen met leidinggevenden in de organisatie.
Programmadoelen en -opbouw
Een eerste doel van het programma was om de meest actuele ontwikkelingen en tools in social media volledig te begrijpen. Deze nieuwe ontwikkelingen werden opgenomen in de organisatiecultuur en in offline samenwerkingsvormen in de organisatie. Daarnaast wilde de organisatie de communicatie via social media met klanten verbeteren. Door het mentorprogramma werd inzicht in het perspectief van de millennials op bepaalde zaken verworven, wat nuttige informatie heeft opgeleverd over deze doelgroep.
- Door middel van een korte vragenlijst over de vaardigheden en ervaring met social media en door aanbevelingen van collega’s werden millennials gerekruteerd voor het mentorprogramma. Voor de ervaren medewerkers die mentee wilden worden was een voorwaarde dat ze er per week een aantal uur aan konden besteden, naast hun dagelijkse werkzaamheden.
Door gemeenschappelijke kenmerken te zoeken tussen mentor en mentee werd geprobeerd om de interactie tussen hen te vergemakkelijken, zodat een goede relatie opgebouwd kon worden en beiden betrokken bleven tijdens het gehele programma - en zelfs daarna. Ook was het van belang dat er geen belangenverstrengeling ontstond tussen de partijen. Dit werd bereikt door ervoor te zorgen dat mentor en mentee voldoende verschilden in positie in de organisatie. - De mentorsessies werden een keer per maand gehouden, en duurde een half uur tot een uur. De sessies werden ingevuld door de mentors, gebaseerd op de kennis, wensen en interesses van de mentees. De sessie werd begonnen met een introductie, waarbij beide deelnemers zich aan elkaar voorstelden. Hierna werd gezocht naar een balans waarbij zowel mentor als mentee evenveel zouden leren tijdens de sessies.Vervolgens werd uitgezocht hoeveel ervaring en voorkennis de mentee bezat over het internet. Vragen die gesteld werden gingen bijvoorbeeld over het bezitten en gebruiken van een LinkedIn of Facebook account, en over blogs lezen of online winkelen. Daarna werd gekeken hoe bekend de mentee was met technologie, netwerken, communicatie, zoekmachinegebruik, online delen en samenwerken, en multimedia.
Het was van belang dat wat besproken werd tijdens de sessies vertrouwelijk behandeld werd. De betrouwbaarheid van de deelnemers werd daarom meegenomen in het wervingsproces. - Na de sessie werden de notities gepost op een discussieboard. Tussen de sessies door maakten de mentees leesopdrachten en overlegden ze met een coach over de onderwerpen en activiteiten die tijdens de sessie aan bod kwamen. De mentor bereidde de volgende sessie voor, door leeswerk en suggesties door te sturen naar de mentee.
Waarde voor de organisatie
Het programma werd door het grootste deel van de deelnemers als (zeer) effectief beoordeeld voor zowel de organisatie als voor hen persoonlijk. Bij de mentees ontstonden bijvoorbeeld nieuwe ideeën om het werk te ontwerpen. Voor de mentoren was het programma gunstig voor hun persoonlijke ontwikkeling, netwerk en betrokkenheid bij de organisatie. Bovendien bleek de gehele organisatie technologische ontwikkelingen meer te omarmen en in te zetten. Het succes van het omgekeerde mentorprogramma heeft ertoe geleid dat het verder ingezet zal worden op andere onderwerpen. Al met al blijken de verschillende generaties twee kanten op te kunnen leren van elkaar.
Referentie
DeAngelis, K. L., (2013) Reverse mentoring at The Hartford: cross-generational transfer of knowledge about social media. Chestnut Hill, MA: Sloan Center on Aging & Work, Boston College.
http://www.bc.edu/content/dam/files/research_sites/agingandwork/pdf/publications/hartford.pdf
Reageren